Kleine Einführung in Getting Things Done

Wer kennt das nicht? Auf dem Schreibtisch türmen sich die Akten, das Telefon steht nicht still und alle paar Minuten meldet der Computer, dass eine neue eMail eingegangen ist. Alles in allem mehr Arbeit, als man auf einmal bewältigen kann. Dieses Beispiel lässt sich auf jede beliebige Situation übertragen. Und immer ist eines gleich: Das Gefühl, etwas Wichtiges vergessen zu haben oder die Dinge nicht rechtzeitig erledigen zu können. Damit aber blockiert man sich selbst. GTD ist die perfekte Lösung für all diese Situationen.

Um den eigenen Kopf wieder frei zu bekommen, ist es unerläßlich, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Dinge zu erledigen sind, welche Priorität ihnen eingeräumt werden muss und welcher Zeitrahmen dafür zur Verfügung steht.

Was ist GTD?

GTD ist ein Verwaltungssystem, dass die Organisation der zu erledigenden Aufgaben übernimmt. Voraussetzung ist, dass alle Aufgaben, die anstehen, erfasst werden. GTD entwickelt aus diesen Daten eine tägliche Aufgabenliste, die der Reihe nach abgearbeitet werden kann. Damit hat der Einzelne den Kopf frei und kann sich konsequent auf die Aufgabe konzentrieren, die auf seiner Aufgabenliste als Erstes genannt wird.

Selbstverständlich kann dieses System nur dann funktionieren, wenn alle Aufgaben regelmäßig eingegeben werden.

Wieviel Aufwand ist mit der Einrichtung von GTD verbunden?

Das Einrichten des GTD-Systems wird in der Regel einige Tage in Anspruch nehmen. Das System gibt dann den weiteren Bearbeitungslauf der Aufgaben vor.

Wichtig ist, sich beim Abarbeiten der täglichen Aufgabenliste immer nur eine Aufgabe vorzunehmen und sie komplett durch das System zu führen. Dabei muss auch entschieden werden, ob die Aufgabe sofort erledigt werden kann, ob sie zu delegieren ist oder ob sie einfach nur archiviert werden sollte.

GTD ist ein sehr komplexes System und auf die einzelnen Arbeitsschritte wird in späteren Artikel noch ausführlich eingegangen.

Welche Zusatzbausteine bietet GTD?

Gekoppelt mit dem GTD gibt der Terminkalender den Zeitrahmen vor, indem die einzelnen Aktivitäten stattfinden müssen. Auch ein Erinnerungssystem ist eingebaut. Damit wird verhindert, dass Aufgaben übersehen werden. Im Wochenrückblick kann man sich jederzeit einen Überblick verschaffen, welche Aufgaben in der letzten Woche erledigt wurden, welche man delegiert hat und welche archiviert oder zeitlich verschoben wurden.

Es muss zur selbstverständlichen Gewohnheit werden, den Terminkalender täglich und den Wochenrückblick einmal wöchentlich durchzusehen. Darüber hinaus ist es natürlich wichtig, dass die Eintragung der neuen Aufgaben zur täglichen Routine wird.

Wie individuell ist ein GTD-System?

Der große Vorteil, den GTD bietet ist der, dass jeder sich sein System ganz individuell gestalten kann. Es soll schließlich Spaß machen, mit diesem System zu arbeiten und das Selbstmanagement zu optimieren.

Wie nutzt man GTD von unterwegs?

GTD ist ein Verwaltungssystem, dass sich auch auf mobilen Endgeräten, wie z.B. einem PDA einsetzen lässt. Natürlich ist es komfortabler, das System auf einem PC zu führen, aber gerade im Bereich des vertrieblichen Außendienstes ist es ein großer Vorteil, dass System auch von unterwegs überprüfen und ergänzen zu können. Die meisten PDAs lassen sich ohnehin problemlos mit dem Standort-Mac/PC synchronisieren. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn ein und dieselbe Aufgabenlisten von mehreren Personen bearbeitet werden soll.