Insbesondere Start-ups arbeiten mit einem eng gesteckten Budget. Unternehmer aller Branchen suchen daher immer wieder nach neuen Wegen, um die Finanzen zu schonen. In der Hauptstadt ist zu beobachten, dass immer mehr Firmen darauf verzichten, einen festen Firmensitz zu haben. Aber wie lässt sich das bürolose Unternehmen managen und welche Vor- oder Nachteile hat das Konzept zu bieten?
Verzichten auf Büroräume – bares Geld sparen
Raummiete, Objektversicherung, Einrichtung – die Kosten für die Unterhaltung von Firmenbüros sind hoch. Selbst kleine Räume mit einer absolut minimalistischen Einrichtung verursachen Kosten von mehreren Hundert Euro im Monat. Der Umstieg auf das bürolose Arbeiten ist daher immer häufiger, vor allem bei jungen Unternehmen, zu beobachten.
Dabei kommt die Kostenersparnis gleich in mehreren Bereichen zum Tragen. Es sind nicht nur die Kosten für die Miete und Stühle, die man aus dem Jahreshaushalt streichen kann. Es sind auch Dinge wie Computer, die Raumpflege oder auch die Stromrechnung. Um eine sinnvolle Kostenaufstellung zu erhalten, sollte man eine Checkliste mit möglichen Finanzpunkten erstellen. Diese muss auf die individuellen Ansprüche zugeschnitten sein. So ist bereits vor der Gründung eines Firmenbüros zu erkennen, welches monatliche Budget für die Unterhaltung notwendig wäre:
- Miete
- Versicherung
- Strom
- Einrichtung
- Elektrogeräte und Wartung
- Verpflegung (Kaffee, usw.)
- Raumpflege (Innenraum, Fenster, Toilettenanlagen)
- Lizenzen für Arbeitsplätze
Es ist nicht unüblich, dass Mitarbeiter für bürolose Firmen diverse Software-Lizenzen aus der eigenen Tasche zahlen. Vor allem für einen größeren Mitarbeiterstamm kann dies ein enormer Kostenfaktor sein. Generell sollte man für Software-Lösungen allerdings auf Angebote mit anpassbaren Monatslizenzen setzen. So ist es möglich die kaufmännische Software flexibel an die eigenen Ansprüche anzupassen – perfekt für ein Unternehmen mit einem hohen Wachstumspotenzial.
Welche Branche kann auf das Büro verzichten?
In unserer digitalen Zeit ist es nahezu in allem Branchen möglich, komplett oder zum Teil auf Büroräume zu verzichten. Es ist selten notwendig, für die Buchhaltung einen festen Arbeitsplatz vor Ort zu sichern. Auch Mitarbeiter für die digitale Warenkontrolle oder das Contentmanagement von Webshops benötigen keinen zentralen Schreibtisch im Hauptquartier. So ziemlich jede Abteilung, die vernehmlich online ihre Aufgabe bewältigt, kann daher ohne ein Firmenbüro geregelt werden.
Schwierig wird es für Bereiche, in denen viel Durchgangsverkehr zu erwarten ist. Anwälte oder Architekten setzen auf Treffen mit Klienten und Geschäftspartnern – finden diese in einem festen Büro statt, wirkt sich dies positiv auf das Firmen-Image aus. Natürlich hat man im eignen Büro auch alle wichtigen Utensilien griffbereit. Eine Ausweichmöglichkeit für solche Treffen sind Cafes, Restaurants und Co. – durchaus eine Option, die in der Anfangsphase einer Firmengründung vorteilhaft ist.
Wie lässt sich ein raumloses Büro am besten handhaben?
Ist die Entscheidung gefallen, auf Büroräume zu verzichten, muss eine funktionierende Grundstruktur geschaffen werden. Das A und O in einer bürolosen Firma ist eine funktionierende Kommunikationskette. Es ist leicht, sich hier in aufwendige Strukturen zu verlieren. Es werden E-Mail-Accounts für jede Anfrageart eingerichtet und der Kommunikationsfluss wird von Vorgaben und Reihenfolgen sowie Bearbeitungszeiten unterbrochen. Weniger ist ganz klar mehr – eine einfache Lösung ist die Kommunikation durch Messengersysteme wie Skype.
Innerhalb von Gruppen lassen sich die Abteilungen zusammenfassen. Für spezielle Team-Meetings reichen die Optionen von der Konferenzschaltung bis hin zum geladenen Gruppen-Chat. Um die Disziplin und Moral unter der Belegschaft aufrecht zu halten, ist der direkte Kontakt zu den Vorgesetzten relevant. Eine schnelle Anfrage zum Fortschritt des aktuellen Projektes oder ein allgemeines Update an die Gruppe zeigen den Mitarbeitern, dass man nicht allein arbeitet.
Sind alle Mitarbeiter Freelancer?
Entgegengesetzt der Meinung, dass die Arbeit im Home-Office nur Freelancern vorbehalten ist, wächst die Zahl der Festangestellten im heimischen Büro. Das Arbeitsverhältnis verliert in keiner Weise an Gültigkeit. Vereinbaren die Firma und der Mitarbeiter, dass die gesamte Arbeitslast im eigenen Büro abgewickelt wird, greifen darüber hinaus alle Rechte und Pflichten eines klassischen Arbeitsverhältnisses. In welcher Form die Heimarbeit umgesetzt wird, wird in der Regel durch den Arbeitgeber bestimmt.
Einige Branchen arbeiten daran, zunehmend Mitarbeiter auszulagern. In der Versicherungsbranche ist dies besonders stark zu beobachten. Der Arbeitsplatz wird oft durch das Unternehmen mit allen Komponenten eingerichtet. Vom PC bis hin zum Internetanschluss stellt die Firma die benötigten Werkzeuge zur Verfügung. Die Rechner sind mit allen Programmen ausgestattet, die für einen reibungslosen Arbeitsablauf benötigt werden. Bei Problemen stehen auch Mitarbeiter zur Wartung bereit.
Freelancer bilden die zweite Arbeitsfront für bürolose Unternehmen. Sie werden für separate Aufträge engagiert. Gleichzeitig ist eine anhaltende Zusammenarbeit möglich, die auf einen Freelance-Vertrag basiert. Saisonal beeinflusste Branchen genießen die Freiheit, die Personalkosten zu umsatzschwachen Zeiten zu senken und zu umsatzstarken Zeiten problemlos die Auftragslast erhöhen zu können.
Was sind die möglichen Nachteile?
Wer sich für das Arbeiten ohne Büro entscheidet, der muss bedenken, dass der persönliche Kontakt zu den Mitarbeitern nahezu komplett verloren geht. Video-Chat und Konferenzschaltung haben oft nicht das gleiche Gewicht wie ein Gespräch unter vier Augen. Daher ist es extrem wichtig, ein hoch qualifiziertes Team zu engagieren, das die Ansprüche dieses besonderen Arbeitsumfelds bestens versteht.
Digitale Helfer für die bürolose Firma
Ein Punkt zum Erfolg ist die richtige Ausstattung im Bereich der Soft- und Hardware. Mit deren Hilfe lässt sich die allgemeine Arbeitslast senken – was mit oder ohne Büro finanzielle Vorteile sichert. Eine gute Grundlage für viele Branchen ist ein kaufmännisches Programm mit umfassenden Features, die zum Beispiel dabei helfen, Angebote zu schreiben.
Ein gut durchdachtes Drucksystem verbindet den Computer und Drucker auf Wunsch auch landesübergreifend – per Knopfdruck lassen sich die Vertragsvorlagen oder Angebote gezielt an einzelne Mitarbeiter senden. Mobile Endgeräte, Cloud-Dienstleistungen und Apps bringen alle Elemente ortsunabhängig zusammen. Ob die bürolosen Firmen ein Konzept mit Zukunft sind, hängt von vielen Faktoren ab. Wichtig ist, dass man sich den besonderen Anforderungen dieses Arbeitsumfelds bewusst ist – so kann man eine erfolgreiche Firma auch aus dem heimischen Wohnzimmer lenken und leiten.
Artikelbild: artiemedvedev / Bigstock.com
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