Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Arztpraxis – selbst erstellen oder auslagern?

Wenn Arztpraxen darüber nachdenken, bestimmte Aufgaben auszulagern, liegt das oft daran, dass diese Tätigkeiten als zu arbeits- und/oder zeitaufwendig empfunden werden. Insbesondere die Auslagerung der Gehaltsabrechnungen wird von vielen Ärzten in Erwägung gezogen. Das bedeutet, dass diese in Zukunft nicht mehr selbst erstellt, sondern von einem Steuerbüro durchgeführt werden.

Bevor Sie die Lohnabrechnungen aber tatsächlich auslagern, sollten Sie sich gut überlegen, ob sich das wirklich lohnt. Zwar kann ein erfolgreiches Outsourcing die Qualität und die Professionalität in der Arztpraxis erhöhen, allerdings ist es auch mit einigen Nachteilen verbunden. Erfahren Sie hier, ob es sich für Sie lohnt, die Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern – oder ob Sie sie besser selbst erstellen sollten.

Viele Arztpraxen wollen sich mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren

Die Lohnabrechnung gehört ebenso wie zum Beispiel die Datensicherung in der Arztpraxis zu den Aufgaben, die als unangenehm empfunden werden. Oftmals lohnt es sich für kleine und mittelgroße Arztpraxen aber nicht, extra Mitarbeiter einzustellen, die sich um die Gehaltsabrechnung kümmern. Die meisten Arztpraxen entscheiden sich dafür, die Aufgabe in externe Hände zu geben und sie von einem Steuerberater erledigen zu lassen.

Dies reduziert den Arbeitsaufwand und trägt dazu bei, dass Sie sich mehr auf Ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren können. Allerdings sind die Kosten unter Umständen höher, wenn Sie sich für das Outsourcing der Lohnabrechnung entscheiden, sodass Sie die Kosten pro Abrechnung reduzieren können, wenn Sie sich selbst darum kümmern. Oft rechnen Steuerbüros die Gebühren für die Erstellung der Lohnabrechnung mit einem Pauschalhonorar pro Mitarbeiter ab, wodurch sich die Kosten gut vergleichen lassen.

Allerdings trauen sich viele Arztpraxen nicht zu, die Lohnabrechnungen eigenmächtig zu erstellen. Diese Bedenken sind durchaus verständlich, denn Deutschland belegte im Jahr 2014 den zweiten Platz beim Global Payroll Complexity Index. Bei diesem Ranking wurden die Länder in Bezug auf die Komplexität ihrer Lohnabrechnungen miteinander verglichen. Nur in Italien wurde die Gehaltsabrechnung als noch komplizierter bewertet.

Doch ist dies ein Grund, gleich aufzugeben und die Lohnabrechnung auszulagern? Nicht unbedingt. Grundsätzlich gilt: Jede Arztpraxis sollte zumindest über ein grundlegendes Wissen zu dem Thema verfügen. Gegebenenfalls können Sie auch auf moderne elektronische Unterstützung zurückgreifen, um sich die Arbeit zu erleichtern, wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist in Arztpraxen ein immenser Zeitfaktor

Statistiken zeigen, dass Ärzte und andere Heilberufler die meisten Angestellten unter den Freiberuflern haben. Sowohl für fachliche als auch für administrative Aufgaben kommen Mitarbeiter zum Einsatz. Nicht jeder Arzt hat dabei ein ausreichend hohes Budget, um einen speziell ausgebildeten Arbeitnehmer zu beschäftigen, der sich um die Lohnabrechnungen kümmert. Dabei ist die Entgeltabrechnung grundsätzlich mit einem hohen Zeit-, Arbeits- und Kostenaufwand verbunden.

Inhalte, die in eine Lohnabrechnung gehören, müssen gesetzlich genau festgehalten und dementsprechend eingehalten werden. Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, diese Tätigkeit auszulagern, sollten Sie nicht nur kurzfristige Überlegungen berücksichtigen – wie etwa einen aktuellen Personalengpass. Es ist wichtig, auch die Kosten zu analysieren und zu vergleichen, die mit dem Outsourcing verbunden sind.

Für die Lohnabrechnung ist Fachwissen erforderlich

Leider gehören die Gehaltsabrechnungen zu den komplexesten Aufgaben in der Arztpraxis. Sie sind mit arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen ebenso verbunden wie mit steuerlichen Themen. Sie benötigen daher ein umfangreiches Fachwissen und viel aktuelles Know-how, wenn Sie sich selbst um die Lohnabrechnungen kümmern möchten. Das ist äußerst wichtig, denn es drohen ernsthafte Konsequenzen, wenn Sie fehlerhafte Lohnabrechnungen erstellen: Im schlimmsten Fall sind hohe Geld- und sogar Freiheitsstrafen möglich.

Deshalb ist es von hoher Bedeutung, auf die Richtigkeit der Gehaltsabrechnungen zu achten. Sofern Sie keine Lust oder Zeit haben, sich selbst mit dem Thema zu befassen und zum Experten auf diesem Gebiet zu werden, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als einen Lohnspezialisten in Ihrer Praxis anzustellen oder die Aufgabe an einen externen Dienstleister zu übergeben. Ein solcher kümmert sich dann nicht nur darum, die Lohnkonten zu führen, sondern übernimmt auch die Berechnung von Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt, die Ermittlung von Krankenentgelt, die An- und Abmeldung bei den Krankenkassen und die Bearbeitung der Anträge auf Mutterschaftsgeld. Als externe Experten eignen sich zum Beispiel eine Steuerkanzlei oder ein selbstständiger Buchhaltungsservice.

Was spricht gegen das Outsourcing?

Für das Outsourcing spricht auf jeden Fall, dass es Ihnen ermöglicht, sich in Ihrer Arztpraxis mehr auf das Kerngeschäft als Arzt zu konzentrieren, ohne dass die Work-Life-Balance darunter leidet – etwa weil die Lohnabrechnung noch abends nach Ende der Sprechzeiten erledigt wird.

Allerdings hat es auch Nachteile, die Lohnabrechnungen auszulagern. So geben Sie zum Beispiel einen Teil der Kontrolle ab und büßen dadurch auch Flexibilität ein. Bei einer missverständlichen Kommunikation mit dem externen Steuerberater oder Lohnbüro geht zudem viel Zeit verloren. Sollte Korrekturbedarf bestehen, nehmen die Kosten für das Outsourcing darüber hinaus erheblich zu.

Moderne Lohnprogramme können eine gute Alternative sein

Falls Sie mit dem Gedanken spielen, die Lohnabrechnungen selbst zu erstellen, sollten Sie am besten auf ein modernes Tool zurückgreifen. Derartige Software erlaubt es Ihnen, die Lohnabrechnung für Ihre Angestellten selbst zu erledigen, ohne dass Sie dafür über ein tiefgreifendes Fachwissen verfügen müssen. Bei dieser Variante sparen Sie auf jeden Fall Zeit und Geld: Für jeden Arbeitnehmer müssen Sie ein separates Lohnkonto führen und auf den Lohnlisten die Zusammenstellung des Gehalts festhalten.

Diese Aufgabe wird mit einem computergestützten System für die Lohnabrechnung um ein Vielfaches einfacher und übersichtlicher. Dort gibt es Muster für die Gehaltsabrechnung sowie viele praktische Features, die die Erstellung der Entgeltabrechnung erleichtern. Achten Sie darauf, eine Software zu verwenden, die sich leicht bedienen lässt. Bei vielen Lohnprogrammen gibt es einen guten Support, der Ihnen auch im Fall von Fragen und Problemen mit nützlichen Tipps weiterhelfen kann.

Fazit: Lohnabrechnung auslagern oder nicht?

Im Allgemeinen gilt, dass es mit einer passenden Software für die Lohnabrechnung vergleichsweise einfach ist, die Gehaltsabrechnungen selbst zu erstellen. Das ist der Benutzerführung derartiger Programme zu verdanken, die Ihnen dabei hilft, die Daten auf einfache Weise schnell und bequem zu verarbeiten. Sind Sie dennoch unsicher, ob Sie es sich zutrauen, die Gehaltsabrechnungen selbst zu erstellen? Dann sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie diese wichtige Aufgabe in die Hände eines Steuerbüros legen.

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